A Nf-e foi um marco na revolução comercial. Porém, as pessoas ainda têm dúvidas comuns em relação ao funcionamento dela. Uma das dúvidas é em relação arquivo XML. Você sabe o que é esse arquivo e para que ele serve?

O arquivo XML é basicamente uma cópia da NF-e emitida. Isso significa que quando um emissor emite a sua NF-e, ele precisa necessariamente enviar uma cópia para o seu próprio sistema. O arquivo XML nada mais é do que uma extensão para essa nota. Quando você salva arquivos no Word, por exemplo, salva os documentos em .doc, certo? Com a nota fiscal eletrônica funciona da mesma forma. Porém, a extensão utilizada é o XML.

O emissor ainda tem a opção de enviar em PDF, mas essa extensão não é obrigatória. Ele só envia nas duas extensões se quiser. Pois bem, uma vez salvo o documento, o emissor poderá visualizar posteriormente. Para que a visualização seja possível, basta acessar o site da Receita Federal e baixar um software que permite a leitura do arquivo.

Mas para que serve o arquivo XML de uma Nf-e? E por que ele é obrigatório?

A obrigatoriedade do arquivo XML

Todas as vezes que um emissor emite uma NF-e, ele é obrigado a gerar esse documento com a extensão XML. Ela vai servir para ficar arquivada nos comprovantes da empresa. Ela serve para comprovar a emissão de notas para a Receita. Em outras palavras, se um emissor não gerar o documento, será multado pela Receita.

Porém, nem todo mundo tem conhecimento da obrigatoriedade do documento. Muitas empresas simplesmente geram o arquivo e não deixam ele disponível pelo tempo mínimo necessário. Por isso, é muito recorrente que empresas levem multas da Receita. E elas não são nada baixas. Um único arquivo perdido pode custar mais de mil reais para uma empresa.

Essa extensão permite que as notas fiscais de uma empresa mantenham seus dados armazenados por cinco anos. É importante que haja uma gestão eficiente na empresa, a fim de armazenar corretamente os arquivos em XML. Muitas vezes, por causa de uma logística falha, muitos dos arquivos são perdidos. Isso gera custos  para uma empresa.

Por isso, gerar esse documento de forma digital pode garantir mais segurança para a empresa. A utilização de softwares de automação empresarial pode ajudar na hora de organizar as informações. Fica muito mais fácil localizar uma nota de um cliente quando for necessário.

É interessante também cuidar a fonte de download para o software de leitura do XML. O programa deve sempre oferecer certificado digital. Se o Fisco decidir fazer uma visita à sua empresa, é de extrema importância que os documentos sejam validados juridicamente.

Você poderá encontrar o software para download acessando esse link da Receita Federal.

Os arquivos XML devem ser sempre armazenados em segurança

É preciso sempre dar prioridade à segurança quando o assunto for o armazenamento dos arquivos convertidos.

Não é uma ideia muito interessante salvar os documentos nos computadores de uma empresa. Isso porque uma máquina está suscetível a ataques de vírus, o que pode causar um dano grande para a empresa. Além disso, o próprio hardware do computador pode apresentar falhas. Isso também pode fazer com que os documentos sejam perdidos.

Uma solução mais eficiente e segura é armazenar todos os documentos XML em uma nuvem. Isso vai garantir que os arquivos possam ser acessados de qualquer lugar por qualquer departamento da empresa.

Além disso, os documentos ficam protegidos contra ataques de vírus. Isso garante uma segurança muito maior, além, claro, de também manter a organização no ambiente de trabalho.

  • Fica mais fácil acessar os dados quando necessário;
  • Fica mais rápido encontrar um arquivo específico;
  • Facilita para a empresa caso o Fisco visite a mesma;
  • É uma opção sustentável, já que não exige o uso de papéis;
  • Economiza dinheiro de impressões;
  • Economiza espaço físico dentro da empresa;

Sem contar que não há limites para guardar os arquivos. Como cada documento pesa muito pouco, é possível guardar centenas de milhares, dependendo do espaço disponível na nuvem.

Quais são os dados de um arquivo XML?

Esse tipo de arquivo armazena dados muito importantes para a empresa. Inclusive, muitos deles podem ser inseridos em um software de automação para garantir um backup dessas informações:

  • As informações da NF-e, que incluem modelo e série da nota, bem como valor unitário do produto, data de emissão, quando ele foi vendido e em que quantidade;
  • As informações do emitente e do comprador também são disponibilizadas no arquivo. Se houver um CNPJ e razão social, ambas informações podem ser encontradas;
  • Todas as informações que descrevem o produto estão no arquivo em questão;
  • ICMS;
  • Informações sobre o transporte do produto (ou informações específicas quando se tratar de um serviço, e não de um produto físico);
  • Quaisquer informações importantes e necessárias de acordo com a legislação.

Em suma, todos os dados referentes aos produtos e/ou serviços oferecidos por aquela empresa. Por isso, é muito importante estar atualizado sobre essas informações e manter a organização no setor de logística.

Para evitar multas e complicações com a Receita Federal, tenha sempre todos os arquivos bem armazenados. Afinal, o processo todo é bem simples e não tem motivos para descartar os arquivos, não é?

Se você gostou de saber mais sobre o arquivo XML, deixe o seu comentário abaixo, ou caso tenha alguma dúvida, não deixe de perguntar.

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Fontes:

http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/download.aspx?tipoConteudo=s/eYlu5e+Y4=

http://www.nfe.go.gov.br/pagina/ver/10276/consulta-arquivos-xml

www.nfe.fazenda.gov.br/portal/exibirArquivo.aspx?conteudo=YBwpUFdnCiw= (página 19)

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