À medida que a empresa cresce, precisamos lidar com uma série de novos desafios: monitorar o fluxo de caixa, conferir o recebimento e envio de mercadorias, alinhar a comunicação entre departamentos etc. Para os negócios que desejam unificar sua fonte de dados e ganhar competitividade, o uso de um software de gestão passa a ser um elemento obrigatório na estratégia de crescimento da companhia.

Nos próximos parágrafos, vamos explicar um pouco sobre o papel dessa tecnologia, os benefícios que ela traz para o negócio e os prejuízos que podem ocorrer em locais que deveriam, mas não fazem uso dessa ferramenta. Confira!

O que precisamos saber sobre um software de gestão?

Um sistema de gestão online é uma solução que abriga todas as informações da empresa em um único lugar e ajuda no controle de atividades e compartilhamento de informações entre áreas. Seu objetivo principal é facilitar a administração do negócio, acelerando a tomada de decisão e otimizando os processos da empresa.

Um software de gestão eficiente não é um serviço que chega 100% pronto: ele se molda às especificidades de cada empresa e atende as demandas particulares de um setor. Enquanto a área financeira recebe soluções que facilitam o processo de pagamento, o departamento de comunicação utiliza funções que ajudam a acessar e distribuir as informações geradas pela organização.

Além de automatizar tarefas que antes precisavam ser feitas de forma manual, o uso de um software de gestão apresenta informações que, quando analisadas, podem trazer grande vantagem competitiva para a empresa ou, até mesmo, indicadores que assinalem alguma oportunidade de negócio.

Quais são os benefícios para o varejo?

Como falamos acima, o software de gestão é um grande aliado na boa administração de uma empresa. Mas qual é o impacto dessa tecnologia na área de varejo? Inserir esse tipo de solução em todas as áreas, do controle de estoque ao time de lojistas, gera uma série de melhorias internas e externas que podem ser de grande ajuda em diversas frentes. Veja:

Otimização de tarefas

Um software pode simplificar bastante o fluxo de processos de uma empresa, já que permite que mais de uma pessoa trabalhe em um projeto ou demanda específica. Com isso, a tendência é um aumento de produtividade entre os funcionários que conseguem se dedicar às tarefas mais sofisticadas.

Menos retrabalho

Ao fornecer acesso compartilhado de uma mesma pasta ou documento, a empresa consegue diminuir de forma sensível os casos de retrabalho, em especial em processos que dependam de mais de uma área para serem finalizados.

Redução de gargalos de produção

Processos realizados de forma manual são mais sujeitos a apresentar falhas e serem conduzidos de forma mais burocrática, com demora entre as aprovações. Com o uso de um software de gestão, não só o número de ajustes tende a cair, mas a agilidade da empresa, ao menos para serviços internos, tende a melhorar com a unificação da base de dados.

Visão consolidada

Ao integrar a empresa a um software de gestão, é possível acompanhar a evolução de vendas e gastos da organização e se antecipar às necessidades que, no processo de verificação manual, costumam ser percebidas apenas em cima da hora, como a falta de um produto importante no estoque.

Apoio à tomada de decisões

Decisões estratégicas — como a distribuição de investimento entre áreas, custos a serem reduzidos e produtos a serem lançados — podem ser tomadas com muito mais segurança quando a empresa conta com um sistema que traga informações que contribuam para a decisão.

Quais os riscos que a falta de um software de gestão pode causar?

No mundo ideal, as empresas fariam uso de um sistema de gestão online desde o seu início. Porém, não são poucos os casos de companhias até mesmo mais robustas evitarem fazer este tipo de migração, muitas vezes argumentando as despesas e o trabalho de readaptação no modo de trabalho.

À primeira vista, deixar de fazer uso de um software de gestão pode trazer consequências bastante negativas a longo prazo. Abaixo, elencamos alguns prejuízos que ocorrem quando esse tipo de tecnologia não está presente no dia a dia da empresa:

Perda de vantagem competitiva

Um dos grandes benefícios de se usar uma ferramenta de gestão online é automatizar o trabalho mais operacional e simplificar processos que, caso feitos manualmente, seriam mais burocráticos. Ao não adotar o uso de um software, a probabilidade de ficar pra trás é grande.

Caso acredite que esse investimento não é necessário porque seus concorrentes também não atualizaram, a situação é bem diferente: na verdade, seria a oportunidade perfeita para aprimorar processos e reunir dados que poderiam garantir um ótimo posicionamento no mercado.

Burocratização excessiva ou negligente em processos

O software de gestão pode ser de grande ajuda em ambos os casos: quando é necessário um pouco mais de acompanhamento em alguma demanda, é possível realizar essa monitoria a distância e checar e até buscar informações internas que ajudem a organizar melhor a execução de alguma demanda.

Já quando a burocracia impede o progresso de projetos da casa é possível automatizar as tarefas mais corriqueiras (e, em geral, as mais chatas) de forma a deixar a cargo de decisão apenas momentos mais sensíveis.

Decisões baseadas em dados incertos

Sem o uso de um software focado em gestão de varejo, todas as informações relacionadas a compras, trocas, estoque e inventário estão altamente sujeitas a erro, por serem feitas manualmente e, como em qualquer método de análise humana, terem passado por uma apuração prévia.

E qualquer decisão que não tenha uma robusta base de dados na retaguarda tem muito mais chances de ser mal sucedida. Com o uso de um software de gestão, esse problema praticamente desaparece.

Gastos excessivos

Sem o auxílio de uma máquina fica muito mais difícil “passar um pente fino” na relação de custos e despesas, o que faz com que muitos gastos que poderiam ser cortados ou reduzidos continuem a consumir a verba da empresa, já que sua detecção fica muito mais complicada.

Menor segurança de dados

Como a maioria dos softwares de gestão tem como base a nuvem, investir nesse tipo de tecnologia tem como benefício indireto aumentar a segurança dos dados que armazenamos em nosso banco de dados, já que eles são transferidos de um local físico (software único instalado em um computador, por exemplo) e são distribuídos em um local muito mais difícil de ser invadido.

Adotar um software de gestão é uma decisão que traz muito mais vantagens do que pontos contra para o nosso negócio, pois desburocratiza processos e fornece dados que podem ser transformados para gerar informações valiosas de negócio.

Está com dúvidas sobre como o mercado de automação comercial e softwares de gestão pode ajudar nos seus negócios? Entre em contato para apresentarmos nossas soluções e entendermos como podemos te ajudar!

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