Para um empreendedor que deseja ter sucesso nos seus negócios, ele deve procurar anotar toda a rotina de sua empresa nos chamados relatórios gerenciais.

Isso porque, através destes relatórios, você consegue ter uma visão geral de tudo o que está acontecendo, o que permite um melhor planejamento sobre as decisões que precisam ser tomadas visando um futuro promissor para o negócio.

Para discutir um pouco mais sobre sua importância, preparamos um guia para que você entenda como ele funciona e o adote no cotidiano administrativo dos seus negócios.

Se você, empreendedor, não gosta de trabalhar com relatórios gerenciais por achar que eles são muito burocráticos, acredite, lidar com eles pode ser bem mais fácil do que imagina.

E o melhor de tudo é que os resultados por eles gerados para o seu negócio compensará qualquer esforço direcionado para o seu entendimento.

Por isso, continue lendo esse post e descubra:

  • O que são relatórios gerenciais;
  • Metodologia aplicada nesse tipo de relatório;
  • Como montar um bom relatório gerencial.

Confira!

Definindo relatórios gerenciais

Como o nome mesmo indica, relatórios gerenciais nada mais são do que documentos que relatam o gerenciamento de um negócio, contendo informações atualizadas sobre as várias áreas da empresa.

Por exemplo, se você possui um empreendimento que produz sapatos, é necessário ter dados sobre a compra de matérias- primas, produção de sapatos por semana ou mês, como está o controle de estoque e distribuição de mercadorias, dentre outros aspectos.

Mas, em uma reunião de planejamento e tomada de decisão, não há muito tempo para gastar lendo trabalhos gigantescos. Por isso, uma característica dos relatórios gerenciais é a capacidade de síntese e objetividade na reunião de informações sobre o funcionamento de uma empresa.

Veja também: Automação comercial: O que é, como funciona e quais os beneficios.

Além disso, o relator deve ter em mente que erros não são admissíveis aqui. Por isso, recomendamos que ele seja feito com o mínimo de antecedência e calma. Também deve-se estar atento ao redigir este documento e fazer uma posterior revisão do que está escrito.

Para deixar estas orientações mais concretas, fizemos um pequeno manual sobre como criar relatórios gerenciais. Você verá que ele é complexo, mas não possui segredos.

Metodologia dos relatórios gerenciais

Até aqui, sabemos que os relatórios gerenciais devem ser sintéticos e objetivos. Agora, vamos analisar como escrevê-lo utilizando estas características.

  • Ponto número 1: A razão

Os relatórios gerenciais são utilizados em reuniões onde questões importantes serão discutidas. Mas…quais questões?

Para começar a escrevê-lo, você deve saber primeiramente qual é a pauta da reunião: orçamentos, financeiro, controle de estoque, contratação ou desligamento de funcionários, compra de maquinário, negociações com fornecedores, etc.

A partir desta informação, você consegue saber qual orientação deve ser tomada para redigir o relatório e quais informações devem estar reunidas nele.

  • Ponto número 2: Reunindo informações

O segundo passo é identificar e selecionar quais informações serão inseridas nos relatórios gerenciais de sua empresa.

Vamos tomar como exemplo uma reunião que vá discutir a dispensa de um dos fornecedores de matérias- primas, já que a empresa está produzindo menos neste período de crise e apenas um fornecedor é o suficiente para abastecer a sua linha de produção.

Neste caso, o responsável pelos relatórios gerenciais da empresa deve reunir toda a documentação que aborda este assunto.

Por exemplo, as notas fiscais que trazem o valor que cada uma cobrou pelo fornecimento em um determinado período; um relatório dos responsáveis por controle de qualidade que farão uma apreciação das matérias-primas, indicando qual delas é a melhor, etc. Resumindo, o material que traz informações sobre o custo-benefício de cada fornecedor.

Como montar bons relatórios gerenciais

Além do conteúdo, um bom relatório gerencial também deve contar com uma boa apresentação. E quando falamos sobre isso, estamos discutindo a organização deste documento.

Para decidir isso, deve-se levar em conta quem são as pessoas que vão ler e analisar o relatório gerencial. Se ele for feito para ser apresentado em uma reunião do CEO, ele deverá ser mais longo e mais estruturado, contendo informações mais completas.

Assim, você pode inserir um índice, dividir cada tipo de informação em um capítulo diferente e colocar considerações finais.

Por outro lado, se a reunião for de uma equipe sobre uma questão menos complexa, pode-se redigir algo mais simples.

Em ambos os casos, é muito importante que os elementos visuais sejam explorados.

Dessa forma, ao invés de escrever um conteúdo muito extenso, dê preferência para gráficos, tabelas, infográficos, etc. Isto porque eles possibilitam uma rápida identificação e interpretação de dados.

Podemos agrupar os relatórios gerenciais de empresas em sete grandes grupos. São eles:

Financeiro

Geralmente é o tópico mais discutido nas empresas. Este tipo de relatório traz informações sobre custos, gastos, fluxo de caixa, inadimplência, etc.

Satisfação

Este relatório pode abordar a satisfação:

  • Do cliente, tratando do seu contentamento em adquirir um produto ou serviço;
  • Dos funcionários da empresa, buscando saber a sua opinião sobre o trabalho desempenhado e se estão satisfeitos com o valor do salário e benefícios.

Os dados são geralmente reunidos com base em pesquisas de opinião.

Crescimento

Este assunto pode discutir:

  • O desenvolvimento de um setor específico da empresa;
  • O crescimento da empresa como um todo.

Estas informações podem ser apreendidas através de dados quantitativos, como número de vendas/ clientes, patrimônio empresarial, etc.

Controle

Os relatórios gerenciais com esta pauta têm como objetivo discutir informações sobre o andamento interno da empresa. Eles podem abordar:

Matérias- primas

Lembra do exemplo que damos dos fornecedores de insumos materiais? Um relatório sobre eles entraria nesta categoria.

Estoque

Para conseguir ter um caixa positivo, a empresa deve sempre atenta ao controle de estoques. Isto porque não podem faltar produtos para serem distribuídos e muito menos haver mercadoria encalhada no depósito da empresa.

Análise

Este é o tipo mais complexo de relatório, pois ele não demanda apenas a reunião de informações, mas também a interpretação e análise de dados. Assim, você deve apresentar resultados (conclusões) e também apresentar soluções para eventuais problemas.

Esperamos que você tenha gostado da publicação e que agora entenda a importância dos relatórios gerenciais. Aproveite também ler o post sobre como melhorar a gestão do seu estoque.

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