O objetivo da administração de estoque é garantir que ele gire o mais rápido possível, sem causar perdas decorrentes de faltas. É comum haver divergência quanto ao nível ideal de estoque. Tudo depende do ponto de vista.

Enquanto o administrador financeiro deseja mantê-lo baixo para garantir que o dinheiro da empresa não seja investido em recursos desnecessários, o comercial deseja manter um grande estoque para garantir um rápido atendimento e eliminar atrasos causados por faltas.

Se na empresa houver produção, existe a visão do administrador do setor que precisa garantir que não haja falta de matérias-primas, o que acarretaria em atrasos.

Por fim, ainda existe a visão do administrador de compras. Além de preocupar-se com a ruptura de estoque, ele se preocupa com outros fatores, como negociação de menores preços em função do volume da compra, elevação de preços no mercado e escassez de alguns itens.

Existem diversos pontos de vista, mas pode ocorrer o fato de todas essas funções serem exercidas pela mesma pessoa, como é o caso da maioria das pequenas empresas. O dono do pequeno negócio, além de estar dividido entre todos esses pontos de vista, ainda tem o problema da falta de um controle efetivo de estoque. Muitas vezes, o que define o momento da compra é olhar na prateleira e verificar que um item está acabando ou até que já acabou. O pior é descobrir a falta quando o cliente vem comprar.  

Para evitar esses problemas, há diversas técnicas de administração de estoque. Aqui falaremos resumidamente sobre quatro das mais comuns.

Sistema ABC

O sistema ABC de estoque classifica o estoque em três grupos: A, B e C. O grupo A é composto pelos itens que exigem maior investimento; normalmente, compreende 20% dos itens em estoque, mas representa 80% do investimento. O grupo B é formado pelos que representam o segundo maior investimento. O grupo C é composto por um grande número de itens, mas que exigem um investimento pequeno.

Os itens são monitorados de acordo com o grupo em que se encontram. Os do grupo A requerem mais intensidade, já que representam a maior parte do investimento. Muitas vezes esses itens são monitorados diariamente para garantir que não haja exagero nem ruptura do estoque. Os itens do grupo B são monitorados com frequência, provavelmente com periodicidade semanal. Nos do grupo C, a monitoria é feita com técnicas rudimentares, como o método das duas gavetas. Utiliza-se a primeira gaveta enquanto houver itens disponíveis. Quando acabar, é o momento de fazer o pedido e passar a usar a segunda.

O grande investimento nos grupos A e B exigem uma melhor administração. O modelo EQQ discutido a seguir é uma boa opção para gerir o estoque desses produtos.

Modelo de lote econômico (EOQ)

Essa é uma técnica bastante comum, que procura determinar o volume ideal de pedido para minimizar o custo total de estoque. O modelo divide os custos em pedidos e carregamento e ignora o item propriamente dito.

Os custos de pedido incluem os administrativos, de preenchimento de ordem de compra, processamento da documentação resultante e recebimento do pedido e conferência. O custo é calculado por pedido. Os custos de carregamento compreendem os de manutenção de um item em estoque por um determinado tempo e abrangem armazenagem, seguro, deterioração e obsolescência, além do custo de oportunidade ou financeiro de investir fundos em estoque.

Sistema just-in-time (JIT)

O sistema just-in-time de gestão de estoque é utilizado para garantir o menor volume de investimento possível. A ideia é que os materiais cheguem exatamente no momento em que são necessários. Como o objetivo é minimizar o investimento, esse sistema não utiliza estoque de segurança, ou se utiliza, é muito pequeno. Para que funcione adequadamente e não faltem produtos no estoque, é necessário ter uma logística muito eficiente.

Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning)

Existem diversos sistemas no mercado para gestão de estoque. Um bom sistema utiliza uma visão mais ampla, incluindo informações sobre o fornecedor, como regras para realização do pedido, periodicidade de entrega, além de informações sobre a demanda. O sistema ERP consegue integrar todos os departamentos de uma empresa e fornecer informações precisas sobre o ponto de reposição e o volume ideal de compra. Devem ser levadas em conta informações como prazo de entrega, pedido mínimo, vendas do produto no período anterior, estoque mínimo e outros fatores que um bom sistema consegue calcular em tempo real.

Resumindo, o tempo que um produto pode ficar parado em estoque é o menor possível. O ideal é que saísse no mesmo dia em que chegou, já que produto parado no estoque significa dinheiro desperdiçado. É um aumento do capital de giro que deve ser evitado. Normalmente, isso não é possível, como vimos no início do artigo, mas devemos buscar chegar o mais próximo para ter uma gestão eficiente.