Instituída em janeiro de 2007, a nota fiscal eletrônica foi um marco na evolução e integração entre o fisco e as empresas no Brasil. Criada por meio do Ajuste SINIEF, é o documento que comprova a realização de transações comerciais em todo território nacional, sendo obrigatória na substituição dos modelos 1 ou 1-A, pelos contribuintes do IPI e/ou ICMS.

A criação desse modelo aconteceu em uma ação conjunta das Secretarias de Fazenda dos Estados e a Receita Federal, com a finalidade de padronizar os documentos fiscais, reduzir a sonegação de impostos, trazer maior credibilidade para as empresas e, por fim, reduzir o impacto ambiental das notas impressas.

Neste texto, vamos apresentar os tipos de notas fiscais eletrônicas existentes, quais seus benefícios e como adotá-las em seu plano de negócios.

Tipos de notas fiscais eletrônicas

Atualmente, existem vários modelos de documentos fiscais eletrônicos que são adotados em todo o Brasil. Eles são armazenados em um banco de dados que contém todas as informações sobre as transações e o principal: sua chave de validação.

A chave de validação é uma sequência de 44 números que distingue os documentos e é usada a fim de garantir sua autenticidade, trazendo maior segurança ao consumidor.

NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento que oficializa a compra e venda de produtos, por meio de comércio eletrônico ou em um estabelecimento físico. O documento especifica quais produtos foram comercializados, frete (caso haja), impostos, dados do vendedor e comprador etc.

NFS-e

Parecida com a NF-e, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) tem a função de oficializar uma prestação de serviços, realizada por uma grande empresa ou um profissional autônomo.

Nesse modelo de documento, já constam todos os dados do serviço prestado, informações sobre o prestador, opção pelo Simples Nacional, alíquotas de ISS (Imposto Sobre Serviços) etc.

NFC-e

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) veio para substituir os cupons fiscais e facilitar a vida dos comerciantes do setor do varejo, que realizam transações comerciais presenciais ou entregas em domicílio.

Até então, quem optava por emitir o cupom fiscal era obrigado também a emitir a NF-e, gerando maior custo e perda de tempo, já a NFC-e unifica ambas as operações, em que um cupom é gerado com uma chave de validação similar ao da NF-e.

DANFE

Muitas pessoas confundem o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) com a NF-e, mas não é bem assim que funciona. O DANFE serve como ferramenta para auxiliar os envolvidos em uma transação comercial na conferência dos dados da compra ou venda efetuadas.

Resumindo, a nota fiscal eletrônica é o documento digital, já o DANFE é sua representação física de maneira resumida.

Benefícios da adoção da nota fiscal eletrônica

Existem dezenas de benefícios na adoção da nota fiscal eletrônica. Veja alguns que merecem destaque.

Controle financeiro

O controle financeiro fica mais simples, eficiente e confiável, com menor necessidade de digitação, minimizando a ocorrência de erros.

As notas fiscais são geradas com maior rapidez e tudo fica registrado em seu sistema de gestão, com comunicação direta com o banco de dados da Sefaz e com a possibilidade de enviar os dados diretamente ao seu contador, caso esse serviço seja realizado por uma empresa terceirizada.

Credibilidade

Emitindo nota fiscal eletrônica com chave de verificação válida, sua empresa mostra aos clientes que não sonega impostos, que tudo está dentro da legislação do país e que, de fato, podem confiar em você.

Hoje em dia os clientes já têm consciência da necessidade de exigir a nota fiscal, pois ela garante que a compra está sendo realizada de maneira segura e transparente.

Redução de tempo e custos

A emissão de documentos fiscais de forma manual tem diversos pontos negativos, é passível de erros e demanda maior tempo para ser realizada.

O trabalho que antes era feito por um ou mais colaboradores agora é feito via sistema. Logo depois a nota fiscal é enviada ao e-mail do cliente de forma automática. Além da redução no tempo e uso de sua mão de obra, há uma economia com impressão de notas ou talões feitos em gráficas.

Mais oportunidades de negócios com o setor público

Uma modalidade de negócios muito lucrativa no país é a venda ou prestação de serviços para o setor público, seja para governos, autarquias ou empresas públicas.

O que muita gente não sabe é que a maioria deles só fecha negócios com quem possui nota fiscal eletrônica. Portanto, sua adoção pode alavancar o faturamento da sua empresa.

Outros benefícios

A fiscalização nas estradas, portos e fronteiras foi simplificada. As cargas chegam aos seus destinos com maior rapidez. Houve maior estímulo e crescimento do comércio eletrônico no país.

Novos modelos de negócios e empregos foram gerados com a criação de documentos fiscais eletrônicos. Empresas se especializaram e criaram recursos que tornaram melhor o que já era bom. Assim nasceram os sistemas que fazem a emissão de notas fiscais eletrônicas.

Sistemas para emissão de notas fiscais eletrônicas

A maneira mais segura, produtiva e transparente de se realizar a emissão de notas fiscais eletrônicas é utilizando um ERP (sigla para Enterprise Resource Planning), ou Sistema de Gestão Empresarial, como é conhecido no Brasil.

A importância de se adotar um ERP vai além da emissão de documentos fiscais, pois o sistema tem a capacidade de gerenciar todo seu negócio, oferecendo ferramentas para controle, tomada de decisões, planejamento etc.

É possível integrar todos os setores da empresa, facilitando a troca de informações, evitando redundâncias e garantindo a integridade dos seus dados.

Em nosso país, constantemente aparecem novas leis e normas, principalmente quando falamos da nota fiscal eletrônica, que é relativamente nova. Contudo, ao adotar uma ferramenta ERP para a gestão do seu negócio, as preocupações ficam por conta do desenvolvedor. É ele que vai adaptar o software para a legislação vigente, caso necessário.

A nota fiscal eletrônica tornou-se uma necessidade para as empresas, independentemente da sua atividade econômica ou tamanho.

É fato que não utilizá-la trará atrasos consideráveis no desenvolvimento dos seus negócios e aumentará as chances de ser ultrapassado por seus concorrentes, principalmente se eles já utilizam um ERP robusto e consolidado no mercado.

Agora, que já sabe da importância da adoção da nota fiscal eletrônica em seu negócio, convidamos você para conhecer nossos serviços, realizando gratuitamente um teste em nosso ERP, que integra controle financeiro, vendas, estoque e muito mais!

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