Em uma empresa, raramente alguém é responsável por fazer realizar todo um processo, ou seja, o comum é que várias pessoas participem da execução de um projeto. E como garantir que todos os colaboradores cumpram exatamente com a sua função nesta produção? Se você é empreendedor ou gestor e quer garantir a eficiência e qualidade para o seu negócio, vale a pena conhecer o conceito de mapeamento de processos.

Que tal ler o guia que preparamos para você saber tudo a respeito? Para saber mais sobre esse assunto, não deixe de ler esse post e descubra:

  • O que é mapeamento de processos;
  • Por que investir em mapeamento de processos;
  • Como fazer esse mapeamento na sua empresa;
  • E muito mais!

Confira!

Mapeamento de processos: Conceito

O primeiro passo é entender este conceito. O mapeamento de processos pode ser definido como um recurso que permite que toda a cadeia de trabalho a ser envolvida na realização de um trabalho seja organizada e otimizada.

A sua técnica consiste em reunir todas as etapas necessárias para esta produção, indicando o que cada um é responsável por fazer e demonstrar como todas as tarefas estão vinculadas, o que exige conhecimento e comunicação.

A partir da identificação das etapas de trabalho, é possível ter o controle do que está acontecendo, tomar o conhecimento de eventuais problemas entre uma fase e outra e melhorar a comunicação entre os funcionários.

Por que investir em um mapeamento de processos?

São inúmeras as razões que respaldam a necessidade de um mapeamento de processos em empreendimentos. Dentre elas podemos destacar:

  • Conhecer a cadeia de produção

Parece meio óbvio que você conheça a sucessão de etapas que fazem parte do processo de realização de um projeto ou produto, mas não é bem assim na prática.

A verdade é que em teoria há uma sequência de tarefas a ser cumprida, mas como elas são desempenhadas no dia-a-dia pelos colaboradores é outra história.

O trunfo do mapeamento de processos é fazer com que você conheça, de fato, o que está acontecendo no funcionamento de seu negócio. Nada mais passará desapercebido!

  • Otimizar a produção

Através desta técnica, é possível identificar eventuais problemas na rotina de sua empresa.

Ao saber o que acontece na sua cadeia de produção, é possível aperfeiçoar pontos, eliminar práticas desnecessárias, dentre outras ações.

  • Reformular ideias

E por que não propor mudanças radicais no seu processo produtivo? Caso não fique satisfeito com certas práticas atuais, você pode buscar novas ideias e reformular as etapas de serviço do seu negócio.

Com o domínio do processo de produção, fica mais fácil poupar tempo e lucrar mais.

O manual do mapeamento de processos: Como fazê-lo?

Agora que você compreendeu a importância de fazer um mapeamento de processos, vamos agora visualizar como é possível tirá-lo do papel e colocá-lo em prática.

Antes de tudo, deve-se levar em conta a criação de um esboço do fluxo de trabalho, que servirá como base para um mapeamento mais detalhado. Cada etapa envolvida deverá ser identificada e descrita, mostrando qual é a sua função dentro deste processo.

Veja também: O que é ficha de conteúdo de importação (FCI)?

Tendo em mente as informações básicas sobre a sua produção, você pode iniciar, de fato, o seu mapeamento de processos seguindo o passo a passo abaixo:

1º passo:

Se analisarmos bem, o aspecto mais importante de todas as etapas são as pessoas que estão por trás delas e aquelas para qual tal trabalho está sendo feito. Assim, neste ponto devemos levar em consideração:

  • O quadro de funcionários;
  • Gestores;
  • Os clientes;
  • Fornecedores de materiais;

2º passo:

Em seguida, é necessário focar na reunião de dados sobre os processos que vem sendo realizados. Para isso, você poderá:

  • Selecionar documentação com informações importantes tais como atas, relatórios gerenciais, etc.
  • Elaborar e enviar para funcionários e clientes questionários com perguntas que permitam retirar as informações pertinentes ao entendimento dos processos internos;
  • Observação in loco do trabalho que está sendo realizado.

3º passo:

Com estas informações em mãos, é hora de confrontá-las e analisá-las, a fim de apreender dados que sejam úteis para gerenciar melhor o seu negócio. Para tanto, você deve se fazer os seguintes questionamentos:

  • Por que este processo é importante?
  • Qual é a finalidade do processo?
  • Quais são as estratégias traçadas para alcançar este fim?
  • Quem é o meu cliente?
  • Quem são os responsáveis por fazer o relacionamento com clientes?
  • Quem são os meus fornecedores?
  • Como ele começa e quando termina?
  • Quais são as funções de cada colaborador na cadeia de produção?
  • Estão acontecendo problemas? Quais? Entre as etapas ou durante a execução de algumas delas?
  • O que estas falhas estão acarretando ao seu processo?
  • Qual é o tempo médio de duração deste processo? Ele corresponde ao que foi estimado no momento de planejamento?

Além dessas questões, você também deve avaliar todos os seus processos, bem como definir o método de avaliação e se ele está de fato funcionando.

Dicas do que não esquecer

Por último, vale a pena dar algumas recomendações para aproveitar ao máximo esta técnica de mapeamento de processos. Afinal, além de boas ferramentas é necessário saber utilizá-las.

Cada processo demanda uma adaptação do mapeamento de processos. Isto quer dizer que você pode se orientar nas perguntas exemplificadas no tópico anterior, mas também é preciso entender as necessidades específicas de seu negócio, criando critérios próprios;

Mapear processos significa estar de olho no que está acontecendo dentro da sua empresa, mas sem ignorar o contexto extra-muros. É preciso observar todas as variáveis que podem interferir no seu negócio;

O mapeamento de processos é um grande aliado que você poderá ter ao seu lado para fazer a gestão de sua empresa. Por isso, ele deve passar por avaliação contínua e ser utilizado para a otimização da produção;

Através dele, saiba onde você quer chegar com o seu empreendimento.

Conclusão

Entender e aplicar o conceito de mapeamento de processos na sua empresa é fundamental para que ela tenha sucesso. Ele permite que cada etapa do processo seja estabelecida de maneira clara, fazendo com que tempo e recursos sejam utilizados de forma inteligente.

Assim, você reduz os seus gastos para o necessário e garante um resultado de qualidade para o seu cliente. Não há dúvida do potencial lucrativo que esta prática trará para o seu negócio.

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