Confira nosso post que acabou de sair sobre como inutilizar numeração de nota fiscal e aproveite para tirar suas dúvidas sobre o assunto!

Você já ouviu falar da inutilização de numeração de notas fiscais?

Saiba que ela é um tipo de recurso administrativo que pode ser útil no seu dia-a-dia, principalmente na hora em que você mais precisa: ao lidar com erros técnicos quando se fala em NFe - nota fiscal eletrônica!

Que tal conhecer um pouco mais sobre o assunto e aprender como fazer este procedimento em seu negócio?

Preparamos este artigo justamente para ajudá-lo a entender este artifício e ensinar os passos de sua realização.

Confira agora mesmo!

Inutilizar numeração de nota fiscal: Definição

Para introduzir o assunto, vamos começar falando sobre o que é a inutilização de numeração de notas fiscais. Em linhas gerais, ela consiste na suspensão do uso de determinado documento fiscal.

Ela acontece da seguinte forma: como sabemos, a emissão de cupons fiscais está condicionada ao envio de informações sobre a operação comercial para os órgãos fiscais, que armazena os dados e autoriza a geração da nota fiscal eletrônica.

Para realizar a inutilização de numeração de nota fiscal eletrônica é muito simples: é preciso recorrer ao mesmo sistema de emissão de nota fiscal eletrônica (que geralmente é feito via software de gestão vinculado ao sistema da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e informar que uma determina série de notas ou certa numeração deve ser desconsiderada dos dados de seu negócio.

Veja também:

• DANFe: O que é e para que serve.

Inutilizar significa cancelar a Nfe - nota fiscal eletrônica?

É comum que inicialmente o empreendedor tenha a seguinte dúvida: a inutilização de numeração de nota fiscal eletrônica é o mesmo que cancelar a nota fiscal?

A resposta é Não. Vale lembrar que o cancelamento ocorre quando o usuário emite um documento fiscal e percebe que há dados importantes incorretos, como a natureza da operação comercial e outros aspectos que interferem nos cálculos tributários.

São os erros que não podem ser alterados por uma carta de correção e há uma invalidação do documento.

Já no caso da inutilização de numeração da NFe este documento ainda não foi emitido. Aqui, se pega um conjunto de números que seriam utilizados e se pede o seu descarte.

Com isso, esta sequência não poderá ser reutilizada pelo usuário em emissões de notas futuras.

Assim, lembre-se que invalidação (tirar a validade de algo que teoricamente já estava considerado) e inutilização (descartar antes de usar) são operações diferentes e que servem para situações distintas. Fique atento!

Afinal, por que fazer a inutilização de numeração de nota fiscal?

Mas afinal, quais são as situações em que a inutilização de numeração de notas fiscais deve ser feita?

No geral, ela ocorre quando há os seguintes tipos de problemas:

• Quando o programa que faz a emissão dos documentos fiscais faz com que a numeração – que deve seguir uma sequência lógica- apresente falhas, com números “saltados”;
• Péssima conexão de internet que impede o envio ou recebimento de informações da Secretaria da Fazenda. Assim, não há uma emissão correta dos documentos, muito menos o armazenamento de dados no servidor local e no sistema do órgão fiscal;
• No período em que o usuário deixa de utilizar o antigo modelo impresso de nota fiscal (gerado para papel 1 ou 1ª) e passa a adotar a Nota Fiscal Eletrônica (NFe), mas não tomando as medidas necessárias para fazer a adaptação dos dados. Por exemplo, seguir com a mesma numeração relativa ao modelo antigo, agindo como se “nada tivesse acontecido”.

Como podemos observar, as situações que exigem a inutilização de numeração de notas fiscais estão vinculadas a problemas técnicos, fazendo com que o processo de emissão tenha interferências e não consiga se completar.

E então, para não deixar que os dados “fiquem pela metade”, você utiliza este recurso e exclui o resíduo de processos não completados. Assim, sua empresa não terá problemas posteriormente com as suas obrigações fiscais.

Há prazos para utilizar esta ferramenta? Quais são eles?

Por ser um recurso para fins corretivos, já que visa retirar as numerações de documentos que não chegaram a ser emitidos por causa de problemas técnicos, ele é preciso e deve ser utilizado a tempo de evitar que o empreendedor tenha que dar explicações extra á Secretaria da Fazenda.

Então, respondendo a pergunta do título: sim, há prazos para sua aplicação. Segundo a décima quarta clausula do ajuste SINIEF 07/05, a inutilização de numeração de nota fiscal eletrônica deve ser feita seguindo estas condições:

• O seu procedimento deve ser feito através da internet. Por isso, é imprescindível ter uma boa conexão no local de trabalho;
• Segunda a cláusula décima terceira B, parágrafo 2, este procedimento online deve ser feito com recurso criptográfico. Ou através de protocolo de segurança. Desta forma, você garante que os seus dados não serão interceptados e roubados por terceiro, sendo acessados somente pelo órgão fiscal e por você mesmo através do sistema e
• A inutilização tem como data limite até o décimo dia do mês seguinte aos problemas com a numeração das notas fiscais eletrônicas.

Assim, esteja atento às falhas. E, ao percebê-las, tenha uma boa conexão, os dados à mão e faça a sua inutilização.

Conclusão

Esperamos que você tenha gostado e aprendido sobre como funciona a inutilização de numeração de notas fiscais.

Recomendamos que você, seus colaboradores financeiros, fiscais e contador estejam atentos às notas fiscais que são emitidas pela sua empresa, sempre observando se a numeração está correta. E se não houve entre os documentos nenhum problema com a sequência a ser seguida.

E caso identifique alguma falha, trate de fazer a inutilização de sua numeração de NFe - nota fiscal eletrônica. Pois ela é a oportunidade que o órgão fiscal oferece para que você elimine os erros de informação. E não venha a ter no futuro problemas mais sérios com as suas obrigações fiscais. Como o próprio texto diz, é uma espécie de “denúncia espontânea” por parte do contribuinte.

Caso você esqueça ou simplesmente ignore o erro, prepare-se para lidar com uma multa sobre a falha. E quem é administrador sabe que reduzir gastos é o lema de qualquer um que possua um negócio. Por isso, que tal evitar esta saída de dinheiro desnecessária? Fique de olho e faça uma gestão consciente!