Manter em dia as contas de uma empresa que devem ser pagas e recebidas é de vital importância para se criar uma estratégia de gestão financeira eficiente.

Uma empresa não sobrevive muito tempo se gerir mal suas finanças. É essencial que a empresa mantenha um controle muito rígido a fim de prosperar e fortalecer seu sistema interno.

Por esse motivo, hoje daremos algumas dicas para você de como pode haver um planejamento sólido de gestão financeira empresarial, a fim de controlar todas as contas e evitar que problemas de maior magnitude sejam formados.

Por que criar um plano estratégico de gestão financeira?

Basicamente porque uma empresa pode avaliar a situação financeira atual com base no capital circulado anteriormente.

Fica mais fácil para que a empresa proteja seus lucros, acabe com despesas e gastos desnecessários e crie alternativas para que o dinheiro que sobrar seja usado com fins lucrativos dentro da empresa.

Mas para controlar as contas a serem pagas e recebidas com mais facilidade, é importante que a empresa use um software de automação empresarial para controlar melhor esse tipo de dado e informação. Desse modo fica mais fácil criar planos estratégicos e gestão financeira.

Alguns pontos estratégicos que uma empresa deve adotar são:

  • Não gastar mais do que ganha. Isso evita a formação de dívidas;

  • Registrar todas as contas. Todas as que devem ser pagas ou recebidas;

  • Pagar todas as contas dentro do prazo. Isso evita que dinheiro seja despendido na forma de juros;

  • Fazer pagamentos adiantados, quando os mesmos oferecerem descontos;

  • Renegociar uma dívida ou pagamento antes de criar uma bola de neve;

  • Nunca deixar de cobrar clientes, mas de uma forma educada;

  • Planejar a gestão utilizado software de automação empresarial;

O controle é indispensável

É de suma importância definir alguns pontos antes de criar um plano de gestão financeira. Quem é responsável pelo caixa? O serviço é terceirizado? Você controla? Há um gerente responsável por isso?

É ainda mais importante manter um controle rígido caso haja mais de uma parte responsável pelo caixa. Por exemplo, caso você e um contador sejam responsáveis. Ou até mesmo um contador e um gerente.

A importância reside no fato de que os dados e as anotações precisam ser constantemente atualizados. Ambos precisam ter acesso aos dados para que as finanças sejam controladas de forma rígida.

Da mesma forma que os dados devem ser firmemente controlados, as contas que entram também devem. Através de um software de automação, é possível planejar os pagamentos de despesas fixas.

Mesmo assim, despesas não planejadas podem surgir ao longo do mês. Elas também precisam ser devidamente anotadas e registradas. Tudo isso vai facilitar para o gestor do caixa da empresa quando for preciso declarar valores.

Mantenha uma relação estreita com clientes, mas firme

É de grande importância manter um relacionamento estreito com o cliente. Isso é, estreitar o relacionamento, criando uma base de confiança mútua entre cliente e empresa.

Porém, é preciso ser firme com clientes que não pagam sua contas. Ser firme não significa ser mal educado ou inconveniente. Simplesmente cobre aquilo que é seu direito.

Se o cliente obteve o seu produto ou serviço, você tem direito ao pagamento. A inadimplência pode causar danos graves à empresa, que podem levar até mesmo à falência.

É possível adotar algumas estratégias na hora de cobrar um cliente inadimplente. Pode parecer um tanto imprudente para a gestão financeira de uma empresa. Mas em alguns casos, pode ser necessário.

A primeira delas é considerar que o pagamento já não será realizado. Claro, considerando que um cliente esteja muito atrasado com o pagamento. Isso faz com que a emoção seja descartada. Ou seja, você passa a renegociar com o cliente de forma racional.

Isso pode levar a uma renegociação da dívida. E em alguns casos parte dela pode ser perdoada, dependendo da situação.

Em outras situações, é possível parcelar a dívida do cliente. Ou até mesmo oferecer descontos, de acordo com cada caso.

Confira duas, três vezes os dados anotados

Um único ponto pode transformar centenas em milhares de reais. Por isso, é preciso tomar bastante cuidado com a anotação de dados. Sobretudo quando não são utilizados meios digitais para isso. Daí a importância em se utilizar softwares de automação empresarial.

É muito importante que os dados sejam revisados com uma frequência relativamente alta. Caso a empresa note que existem dados muito destoantes, será necessária uma nova análise.

Mesmo quando você é responsável pela gestão financeira é possível que alguns erros sejam cometidos. Mas se for um serviço terceirizado, você precisará ter o dobro de atenção.

É importante que o gestor financeiro de uma empresa tenha um mínimo de conhecimento de todos os segmentos da empresa. A ideia em utilizar um software de gestão é justamente integrar todas as etapas. Isso facilita o trabalho e previne alguns erros fúteis.

Às vezes é necessário anotar diversas vezes alguma informação. A repetição manual é passível de erros. Já utilizando um software fica mais fácil localizar números que não precisam ser inseridos diversas vezes.

E, desse modo, fica bem mais fácil criar um planejamento de gestão financeira, bem como analisar contas que já foram pagas e recebidas e quais ainda devem ser.

Como você percebeu, utilizar um software de gestão financeira e empresarial é muito importante. Você quer saber melhor como isso funciona? Acesse a Lexos e tenha acesso a diversas informações sobre o assunto.

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Fontes:

http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ufs/ap/artigos/controle-de-contas-a-pagar,2d56164ce51b9410VgnVCM1000003b74010aRCRD

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