A rotina administrativa de um negócio é marcada por diversas tarefas fiscais, que devem ser cumpridas de forma eficiente, já que delas se depende o funcionamento do empreendimento. Hoje, nós vamos falar um pouco mais sobre uma delas, o DANFe.

Entenda do que se trata e quais são as obrigações inerentes a ele.

DANFe: Entendendo o conceito

Antes de tudo, é preciso saber que a sigla DANFe significa “Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica”. Em linhas gerais, ele é um documento ligado à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), sendo considerado uma versão mais simples dela.

Mas, diferentemente da NF-e, o DANFe deve ser impresso e indicar as principais informações sobre a operação comercial.

Outro ponto é que ele não tem o mesmo papel jurídico que a nota fiscal eletrônica e por isso não precisa ser arquivado pelo comerciante e também pelo cliente.

DANFe e sua utilização no dia-a-dia

Agora, vamos entender a situação na qual o empreendedor deve se deparar e se preocupar em emitir um DANFe.

Este documento é utilizado, geralmente, para acompanhar uma mercadoria que está sendo enviada por meio de transporte. Isto porque é preciso lembrar que o código fiscal determina que nenhum produto pode circular em território brasileiro sem documentação que o identifique.

Sendo uma prática comum para e-commerces (lojas virtuais) e para alguns tipos de lojas físicas, o serviço de entrega de mercadorias para os clientes precisa ser registrado no DANFe.

Por que é importante entender o DANFe?

A primeira razão para aprender o funcionamento do DANFe é que este documento é obrigatório para os que trabalham com operações comerciais. Ele não substitui a emissão da nota fiscal eletrônica, mas tem como função tornar a consulta ao site da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) mais fácil.

Veja também:

• Centro de custo: O que é e como ele pode ajudar a sua empresa.

Além disso, caso os órgãos fiscais identifiquem informações díspares entre o DANFe e a NF-e, o empreendedor deverá pagar uma multa que pode chegar até cem por cento do valor da operação em questão.

Como emitir o DANFe?

Como o seu objetivo é documentar o transporte de uma mercadoria desde a loja até às mãos do cliente, é preciso ter em conta a obrigatoriedade da presença dos seguintes dados no registro:

• O nome de quem emitiu o documento

Neste ponto devem ser indicados tanto o nome do estabelecimento comercial como do próprio colaborador que gerou o DANFe no sistema;

• O nome de quem receberá a encomenda

Aqui, preencha com o nome completo do cliente, colocando outras informações que também julgar necessárias como CPF, endereço, telefones, e-mails, etc.

• Dados sobre a operação comercial

É imprescindível que você inclua informações que remetam especificamente à compra realizada. Então, aqui discrimine:

1. A data em que a compra foi feita;
2. O que foi comprado (aqui poderá incluir o nome do item, descrição sobre composição, dimensões e quantidades);
3. Valores (sub- total e total, além de indicar se houve a cobrança de tarifa de entrega, etc);
4. Forma de pagamento e
5. Data em que a mercadoria foi despachada.

• A chave da nota

Informação obrigatória, ela consiste em um código de quarenta e quatro números que serve como um “RG” da nota fiscal e permite que os dados sejam acessados na página online da Secretaria da Fazenda.

Materialidade

Agora que você já sabe quais são as informações que devem ser apresentadas em nosso documento em questão, vamos a passar a abordar sobre as questões em torno de sua materialidade. Afinal, como se deve emitir o DANFe? Vamos aos pontos:

• O papel

Para imprimir o documento, você poderá utilizar uma folha de sulfite tamanho A4, que é o padrão de tamanho que utilizamos no dia-a-dia. É possível encontrá-lo e comprá-lo em papelarias e mercados facilmente;

• Layout

Atualmente a Receita Federal disponibiliza para os empreendedores um layout padrão para ser utilizado. Porém, nada impede que você o tome como um modelo e a partir dele crie outro formato, mas que mantenha os dados obrigatórios. Isto quer dizer a chave de nota e o código de barras (que devem estar em todas as páginas do documento), bem como o nome do emissor e nome do destinatário e o valor da compra.

Mas atenção! Caso você decida utilizar também o verso da folha, é preciso que o layout respeite a dimensão 10x15 cm que garante o uso de carimbos.

• Equipamentos

Poderá ser utilizada uma máquina impressora comum, como as utilizadas em espaços domésticos e também em empresas. É interessante também dispor de um software de gestão, como o ERP.

Pontos de atenção a serem lembrados

Depois de entender o processo entorno da emissão do DANF-e, vale lembrar que:

• Ele só pode ser impresso após a liberação da Nota Fiscal Eletrônica pela SEFAZ. Depois é possível imprimi-la e evitar disparidade de informações entre a NF-e e o DANFe.
• Procure imprimir e também enviar para o seu destinatário uma espécie de canhoto em que o cliente deve declarar que recebeu a encomenda comprada. Assim você evita problemas com este tipo de assunto.

Exceções

A impressão do DANF-e possui duas exceções em caso de contingência. Esta informação deve ser indicada no Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência. Conheç algumas delas:

• Formulário de Segurança (FS)

Utilizado quando há problemas técnicos, deve ser impresso em papel moeda e em duas vias, um para o comerciante e outro para o cliente.

Um aviso dizendo “DANFe em contingência, impresso em decorrência de problemas técnicos” deve ser inserido em uma marca d’água.

• DPEC (Declaração Prévia de Emissão em Contingência)

Este é um tipo de documento alternativo ao formulário de segurança e deve ser validado posteriormente pela SEFAZ através do upload do arquivo do computador para o site. A sua impressão pode ser feita em papel comum. .

Um aviso dizendo que foi impresso em DPEC em caixa d’água também deve ser impresso marca d’água.

Conclusão

Esperamos que você tenha gostado e entendido o que é e como funciona o DANFe. Agora é hora de apostar em um bom sistema de gestão, obter seu modelo de documento e ficar sem pendências frente à Secretaria da Fazenda.