Controle financeiro empresarial: aprenda de uma vez por todas

Pessoas analisando informações em um notebook

Toda empresa, independentemente do seu tamanho, deve ter suas finanças sob controle. Isso significa saber gerenciar tudo o que entra e o que sai do caixa e, a partir dessas informações, planejar a melhor forma de conduzir os negócios.

Ter esse controle financeiro empresarial eficiente é crucial na hora de fazer investimentos, administrar o capital de giro, organizar o dia a dia da empresa, detectar erros no caixa e planejar estratégias de negócios. Afinal, é preciso que cada uma dessas tarefas seja feita com todo rigor para que os resultados sejam perfeitos.

Nesse sentido, sem sombra de dúvida, a melhor maneira de alcançar resultados 100% eficientes é recorrer a softwares de gestão. Esses sistemas permitem ao administrador acompanhar a vida financeira da empresa com extrema agilidade e, é claro, absoluto controle.

Pensando nisso, neste post veremos quais são os cuidados necessários para que tudo corra bem com as finanças da sua empresa, e como os softwares podem ser seus aliados nesse processo. Continue lendo e confira!

Entradas e saídas

Bom, por mais básico que seja esse procedimento, não dá para deixar de abordá-lo.

O caixa deve ter acompanhamento diário: todo dinheiro que entra e que sai (não importando o valor) tem de ser registrado. Assim, caso sejam identificadas diferenças no saldo, a apuração do erro e a sua correção têm de ser feitas no mesmo dia, para que os problemas não se acumulem.

A importância desse controle de entradas e saídas se dá porque, com ele, você torna mais racional a gestão do seu empreendimento, passando a ter critérios para agir quando decisões precisarem ser tomadas.

E isso diz respeito tanto a novos investimentos — que precisam ser feitos com segurança para que não coloquem em risco a sequência do negócio — quanto ao corte de despesas. Nesse caso, com parâmetros você tem recursos para avaliar o que, de fato, tem um impacto significativo no seu negócio, e o que pode ser substituído ou eliminado.

Ainda hoje, é muito comum ver empresas tendo problemas financeiros por não realizarem um controle adequado dessa movimentação, seja por falta de tempo, de pessoal ou por pura negligência. Sendo assim, o investimento em um software de controle financeiro surge como uma solução a ser considerada.

Quando se recorre a softwares mais avançados, esse processo de apuração e correção de erros fica bem mais simples. Assim, nada escapa — tudo é detectado a tempo de o administrador tomar as providências necessárias e otimizar a gestão do empreendimento.

Fluxo de caixa

Imagine-se dentro de um labirinto, em que você não tem a menor ideia do que vai encontrar na próxima curva. É mais ou menos assim que um empresário se sente quando não trabalha com um fluxo de caixa bem organizado.

Diante de qualquer nova circunstância, os sustos se tornam inevitáveis. É por isso que você precisa ter um instrumento de gestão qualificado, capaz de garantir segurança diante de cada passo a ser dado pela empresa.

Grosso modo, o fluxo de caixa é formado a partir do cruzamento de dados das despesas e receitas atuais da empresa. Essas informações são usadas para a elaboração de uma projeção financeira e, assim, levam à construção de um planejamento sólido, com grandes chances de sucesso.

E, com a ajuda de um software, o fluxo de caixa pode ainda ser feito de maneira aperfeiçoada, projetando as entradas e saídas de recursos futuros da empresa e apontando a previsão de saldo para o futuro. Assim, fica bem mais fácil tomar decisões.

Para ter amplo aproveitamento desse instrumento, emita relatórios com uma periodicidade que permita a realização de uma análise completa da movimentação financeira de sua empresa. Serão esses relatórios que revelarão se os negócios estão indo bem, ou não.

O grande diferencial de empresas bem-sucedidas no mercado em relação a outras que costumam passar por dificuldades é justamente a precisão com que estimam seu controle financeiro empresarial. Nelas, nenhuma decisão é tomada sem parâmetros. Viu só o tamanho da responsabilidade?

Despesas

É muito mais fácil controlar as despesas quando sabemos exatamente de onde elas vêm. Sendo assim, os lançamentos podem ser divididos por centros de custo.

Esse tipo de organização possibilita uma análise melhor da evolução das despesas, o que é essencial para mantê-las sob controle. E isso é importantíssimo para que a empresa consiga se manter de maneira competitiva no mercado em que atua.

Bom, é preciso evitar gargalos no controle das saídas. Nesse caso, três ações podem ser tomadas:

  1. controle das movimentações e identificações dos gastos;
  2. registro de todos os gastos;
  3. análise dos gastos da empresa.

Essas ações permitem encontrar o ponto em que os gastos têm comprometido as atividades da empresa. E é justamente diante deles que o uso de um software de controle pode facilitar a sua vida, tornando a realização de cada processo mais ágil e segura.

Quando tem um sistema que garante a realização de todos esses procedimentos para você, é possível se concentrar em outras atividades e, assim, tornar mais dinâmico o seu trabalho no dia a dia.

A adequação às tributações

Do ponto de vista legal, é preciso que as empresas estejam em dia com as exigências que lhes cabem, certo?

Quanto a isso, desde o anúncio da criação do projeto Sped, em 2007, a modernização começou a fazer parte da demanda das companhias, que passaram a ter que investir em soluções tecnológicas para estar em dia com aquilo que o governo brasileiro exigia.

O Sped fiscal e o Sped contábil, entre outros, obrigam o contribuinte a uma série de adequações que, se não forem devidamente compreendidas e cumpridas, podem levar a problemas sérios. É nesse sentido que o trabalho com um software de controle financeiro ganha relevância.

Como permite maior racionalidade em ações como a realização de lançamentos e o acesso a balancetes, entre outros, ele acaba tornando mais rápido e preciso o cumprimento de obrigações junto ao fisco.

Assim, questões como o acompanhamento e o cumprimento de prazos de obrigações fiscais são facilitadas, permitindo que a sua empresa esteja sempre em dia com o governo e garantindo proteção em relação a problemas comuns entre companhias desorganizadas, como atrasos e penalizações.

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