A redução de custos nas empresas é um conjunto de ações que visa diminuir gastos existentes no negócio sem prejudicar a produção, vendas ou prestação de serviços que são realizadas.

É muito importante que os gestores entendam bem o conceito desse tipo de redução, pois muitos deles, ao tentarem diminuir os custos, acabam prejudicando as atividades prestadas pela empresa, diminuindo a qualidade dos serviços e, consequentemente, o seu faturamento.

Meu objetivo com este artigo é mostrar 7 dicas práticas e simples que você pode adotar hoje mesmo para a redução de custos em seu negócio. Confira!

1. Estabelecer metas de redução por área da empresa

A redução de custos nas empresas é um processo que exige certa organização e controle. Não adianta sair apagando luzes, diminuindo o uso de máquinas ou cortar gastos com papéis e outros elementos sem que haja planejamento.

É necessário que você estabeleça metas para redução de custos em cada área da sua empresa, como por exemplo, você pode começar diminuindo o uso do ar-condicionado do setor administrativo.

Muitas empresas programam os seus aparelhos para ligarem após determinado horário, quando o clima fica mais quente. É um excelente exemplo de meta para redução de custos nas empresas.

Em seguida, você pode passar para a produção ou vendas, dependendo do tipo de atividade que você explora, e verificar quais custos podem ser reduzidos, é claro, sem prejudicar o processo.

Ao longo do tempo você terá todas as áreas da sua empresa trabalhando de forma otimizada para reduzir custos.

2. Analisar processos e otimizar gastos

Otimizar gastos significa extrair o máximo de produtividade possível de um custo ou despesa inevitável para sua empresa.

Ou seja, se você necessita de uma máquina que consome determinada quantidade de energia por mês, o máximo de produção possível deve ser extraído dela.

Outro exemplo, suponhamos que você é proprietário de uma pequena loja e necessita de um funcionário para o processo de vendas.

É essencial que esse profissional, além de saber vender, conheça todo o sistema da empresa e consiga executar várias funções dentro do processo, como emitir nota fiscal, baixar ou alimentar o estoque, fazer o controle de clientes, emitir cobranças, etc.

Para chegar a esse nível de otimização de gastos você obrigatoriamente deverá analisar os processos de sua empresa.

O objetivo é encontrar ou criar diversos padrões que proporcione o objetivo de otimização de gastos. Assim, você conseguirá direcionar cada custo necessário de modo a produzir o maior resultado possível.

3. Controlar os gastos do dia a dia

O maior vilão da redução de custos nas empresas são os gastos do dia a dia. Isso porque a maioria dos gestores não consegue mensurá-los e controlá-los.

É essencial que você tenha um controle, uma espécie de anotação, contendo todos os gastos referentes à internet, manutenção de aparelhos eletrônicos, planos de telefonia, assinaturas e demais despesas que ocorrem diariamente.

4. Analisar os custos periodicamente

Nem todos os processos dentro de uma empresa são permanentes e imutáveis. As modificações no ambiente e condições de trabalho sempre refletirão em algum procedimento realizado dentro do seu negócio.

Sendo assim, é fundamental analisar os custos periodicamente, para verificar se a gestão desses gastos vem realmente gerando resultados positivos para a empresa.

É sempre bom realizar reuniões entre a alta administração da empresa e os demais setores para verificar se a política de redução de custos está sendo seguida à risca por todos os funcionários.

E o principal, você deve analisar os custos para saber se a redução está afetando a produção, vendas ou prestação de serviços de sua empresa.

Esse trabalho pode ser consideravelmente mais simples se a empresa contar com um software de gestão empresarial.

5. Identificar produtos “parados” em estoque

Possuir produtos parados em estoque significa perder dinheiro. Simples assim!

A manutenção de estoques custa caro para uma empresa, sendo assim, deixar produtos, que poderiam ser revendidos, guardados nesse setor é um tipo de custo que pode e deve ser reduzido o quanto antes.

Inicialmente, verifique por que esses produtos permanecem parados por muito tempo. Se o motivo for o baixo giro e dificuldades de vendê-lo, considere a possibilidade de exclui-lo do seu rol de produtos.

Se no seu estoque são armazenados materiais necessários para a venda ou prestação de algum serviço você também deverá fazer essa verificação.

Existem empresas que mantêm produtos que precisam ser trocados após determinado tempo, e é muito comum terem que descartar materiais sem sequer terem sido utilizados, devido ao seu tempo de vida útil.

A correta gestão de estoque é um passo fundamental rumo à redução de custos nas empresas.

6. Renegociar dívidas e despesas bancárias

Os juros altos são os principais vilões de uma empresa que deseja reduzir custos. Porém, existem alternativas para diminuir consideravelmente esses gastos.

O mercado de empréstimos e financiamentos possui uma vasta carteira de produtos financeiros com baixo percentual de juros.

Assim, você pode transferir algumas dívidas com fornecedores, tributárias ou até mesmo com bancos para alguns desses empréstimos com taxas pequenas.

Além disso, todo especialista em finanças sempre afirma que é melhor manter todas as suas dívidas em único local. Ou seja, além de reduzir custos financeiros, você tem maior controle e gestão sobre os pagamentos realizados.

7. Envolver toda a equipe no processo de redução de custos

Você jamais conseguirá reduzir os gastos de sua empresa sem a colaboração dos seus funcionários. Sendo assim, é crucial dar a devida atenção à comunicação interna e também definir metas de redução para cada setor.

Ao fazer isso, você utilizará a economia feita para recompensar a equipe quando um objetivo for alcançado.

Você deve conscientizar os seus colaboradores em ações simples do dia a dia, por exemplo, apagar as luzes ou desligar o ar-condicionado da sala quando ninguém estiver dentro dela, desligar máquinas e equipamentos elétricos ou eletrônicos quando acabar o uso, aproveitar papéis para imprimir rascunhos, entre outras ações que podem ser tomadas.

Além disso, é essencial que você, enquanto gestor ou administrador, dê o seu próprio exemplo aos seus colaboradores. Mostre a eles a sua preocupação com a redução de custos e, principalmente, motive-os a participar do processo junto com você.

Quando os custos são reduzidos, a empresa melhora o seu controle financeiro, sobrando mais dinheiro para investir em melhorias nas condições de trabalho, cursos, treinamentos e, até mesmo, incremento no salário dos colaboradores.

Mas é importante lembrar que essa redução não pode refletir negativamente na qualidade e quantidade dos serviços prestados, vendas ou produção da empresa.

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