Seja em tempos de crise ou de economia aquecida, perder vendas por falta de produto é sempre sinal de que algo errado está acontecendo em sua empresa. E, nesse caso, é preciso agir com rapidez e melhorar a gestão de estoque.

Estar com o estoque sob controle significa ter em mãos, a qualquer momento, todas as informações sobre a entrada e a saída de mercadorias ou matéria-prima. Significa, também, uma melhor administração dos custos.

De forma resumida, trata-se de saber o que está disponível (e por quanto tempo) para venda ou uso. A partir desses dados, fica bem mais fácil evitar desperdícios, garantir a entrega de produtos e estimar investimentos, vendas e produção — procedimentos essenciais para o bom andamento dos negócios.

Nesse sentido, há um tripé que tem de ser especialmente considerado para que o estoque esteja sempre em dia: inventário periódico, análise dos produtos de maior rotatividade e planejamento de compras.

Dependendo do tamanho da empresa, realizar essas três tarefas pode ser um trabalho bastante complexo, mas, ainda assim, é indispensável. E é para ajudar você nessas tarefas que preparamos este pequeno guia prático! Continue lendo:

Classificação e organização

Independentemente do tamanho do estoque, a escolha do espaço físico para armazenagem e a disposição das mercadorias devem levar em conta certos fatores que farão toda a diferença na hora de localizar cada item. Assim, tenha em mente que tudo tem de ser de fácil visualização e acesso.

Definir padrões e métodos é regra básica para a organização do estoque. Ao registrar os itens, considere suas diferentes características, como categoria, sabor, tamanho, cor, modelo, data de validade e qualquer outra variável que crie pontos em comum entre os produtos.

Vale ressaltar que a própria empresa deve definir quais são esses pontos — nem sempre copiar fórmulas seguidas por outras empresas funciona, já que cada uma tem suas particularidades. E, além dessas especificações, é importante manter as informações relacionadas aos fornecedores, para casos de dúvidas ou devolução.

Registro de tudo o que entra ou sai

Não há como escapar. O registro da entrada e saída de mercadorias deve ser cobrado de toda equipe envolvida. Afinal, essas informações são o princípio de qualquer controle de estoque, seja ele manual ou informatizado.

Se esses dados não forem devidamente registrados, o resto ficará comprometido.

Estoque parado é dinheiro perdido

Esta regra deve ser lembrada diariamente: nunca deixe um produto — especialmente, de alta rotatividade — acabar antes de providenciar novas compras. Da mesma forma, nunca compre mais do que o necessário. Você deve investir onde realmente importa, controlando o excesso de mercadorias paradas.

Assim, com um controle de estoque bem-feito, é possível saber quando será a hora certa para novas compras, bem como a quantidade adequada e o tempo de entrega pelo fornecedor. E não se esqueça de considerar eventuais atrasos e estabelecer prioridades.

O objetivo final é simples: estar com o produto na prateleira na hora em que o cliente pedir. E, para isso, tudo tem de ser minuciosamente calculado e planejado.

A importância do inventário

O inventário é a bússola do estoque, o que vai apontar o rumo certo a ser seguido. Ali estão armazenadas todas as informações necessárias para que a empresa possa planejar suas compras, identificar erros operacionais, realizar previsões de vendas, descobrir furtos de mercadoria e até fazer análises de movimentação financeira.

Esteja certo de que essa será uma importante ferramenta para traçar as diretrizes da sua empresa. Mas lembre-se de que, para que o inventário funcione, de fato, é preciso alimentá-lo periodicamente com o máximo de informações de todos os produtos estocados.

As metodologias de gestão de estoque

Em relação ao método utilizado para avaliar e ter o controle do seu estoque, certas escolhas afetarão diretamente no lucro total a ser calculado em determinado período.

Levando em conta que alguns fatores podem variar o preço de aquisição dos materiais entre duas ou mais compras, nasce o problema de escolher qual método deve ser escolhido para apreciar os estoques. Então, confira agora algumas metodologias para o controle de estoque:

Método PEPS

O método PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) observa uma ordem cronológica na proporção em que as mercadorias entram e saem do estoque.

Grosso modo, quando as vendas ocorrem, dá-se baixa nas primeiras unidades que entraram, ou seja, os produtos que chegaram inicialmente são os primeiros a serem remetidos, tanto para produção como para efetivação das vendas.

Usa-se os valores dos lotes mais antigos quando os itens deixam o estoque, partindo para o segundo lote mais antigo, e assim continuadamente. Logo, a movimentação das mercadorias ocorre de modo ordenado e constante, repercutindo com precisão o seu custo real.

Método UEPS

Já o modelo UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair) segue a lógica oposta em relação ao método anterior.

Nessa metodologia de gestão, o custo do estoque observa o preço das últimas unidades que foram adquiridas e lançadas no controle de estoque. Assim, os valores mais recentes é que valem, uma vez que repercutem os últimos gastos com a reposição de produtos.

Por conta disso, o PEPS é um dos procedimentos recomendados, sendo ainda utilizado pelo Fisco. O obstáculo é que o modelo não é aplicável em todos os ramos, tornando-se inviável, por exemplo, nos negócios que lidam com classes perecíveis, como alimentos.

Curva ABC

A curva ABC é um modelo de classificação de informações que objetiva separar os itens de maior relevância. Sua meta é proporcionar ao gestor uma prioridade na gestão dos itens mais valiosos e representativos dentro do estoque. Geralmente, eles estão em quantidade menor, mas representam alto valor.

As letras A, B e C representam:

  • classe A: produtos essenciais em estoque e de alta prioridade. 20% dos itens representam cerca de 80% do valor;
  • classe B: mercadorias que ainda são considerados bastante valiosos economicamente. 30% dos itens representam cerca de 15% do valor;
  • classe C: 50% dos itens respondem por cerca de 5% do valor.

Custo Médio

Esse procedimento, também conhecido como método da média ponderada ou média móvel, apoia-se na aplicação dos custos médios em lugar dos custos efetivos.

O método de avaliação do estoque ao custo médio é aceito pelo Fisco, e também bastante utilizado. Inclusive, no Brasil a legislação do imposto de renda permite somente o PEPS e o custo médio para fins de contabilidade de valores.

Giro de estoque e ponto de recompra

Uma das principais competências de um empresário é compreender a fundo o giro do estoque para calcular o ponto de recompra. Se ele sabe que o fornecedor trabalha com pedidos mínimos de determinadas unidades e entrega em um prazo estipulado, o estoque de segurança desses produtos precisa conter uma quantidade de unidades.

Toda vez que o estoque bater as unidades referentes, ele chega ao ponto de recompra, ou seja, ele precisará realizar um novo pedido mínimo de unidades novas. Assim, caso ocorra erro no cálculo ou perca do ponto de recompra, haverá perdas de vendas, pois não terá mercadorias em estoque após o prazo estipulado.

Tudo por conta da tecnologia

Sejamos realistas: não estamos dispostos a perder tempo contando mercadorias, mesmo porque já existem soluções bem mais avançadas do que planilhas de Excel. Hoje, para garantir um controle de estoque eficiente, é bem melhor recorrer a um sistema de gestão rápido e prático.

Invista em um software específico! Suas vantagens são inúmeras:

  • fim de investimentos desnecessários em mercadorias;
  • eliminação de erros;
  • controle de inventários;
  • baixa automática de produtos vendidos;
  • previsão de duração do estoque;
  • cálculo de custos;
  • controle de fornecedores, entre outros benefícios.

E aí, gostou do nosso artigo sobre como melhorar a gestão de estoque em sua empresa? Então, aproveite agora para assinar a nossa newsletter e continue por dentro de outros conteúdos como este!