Existem diversos softwares de gestão empresarial no mercado. Se quiser implementar um, você precisará escolher aquele que se adapta melhor à realidade e às características de sua empresa.

É exatamente sobre essa escolha que vamos falar. Queremos ajudá-lo a entender como encontrar o software de gestão empresarial adequado ao seu negócio. Há uma série de fatores que devem pesar na hora da tomada de decisão. Vamos a eles?

Porque investir em um software de gestão empresarial

São mais de 10 fatores a considerar na escolha de um software. Se você vai investir seu tempo (e, claro, dinheiro) nessa aquisição, precisa saber o porquê.

Em primeiro lugar, a implementação de um bom software permite automatizar várias tarefas. Com isso, você e sua equipe terão mais tempo disponível para dedicar a atividades estratégicas.

Em segundo lugar, o software é uma ferramenta que facilita o trabalho em equipe. Ele permite que vários dos seus colaboradores acompanhem o mesmo processo, consultem as mesmas informações, trabalhem nas mesmas tarefas.

Por exemplo, com um software voltado ao relacionamento com o cliente (CRM), qualquer pessoa que atenda um determinado cliente poderá atualizar seu cadastro com os detalhes desse contato. E assim, quando outro colaborador atender o mesmo cliente no futuro, ele poderá saber o que já foi negociado até então.

Dessa forma, podemos resumir as vantagens de um software de gestão empresarial em otimização do tempo e da qualidade.

11 Fatores para escolher o software certo

1. Quem é o desenvolvedor

Para que um software seja confiável, é preciso ter pedigree. É isso mesmo! Informe-se sobre a empresa desenvolvedora, qual é o seu posicionamento no mercado, experiência, diferenciais, capacidade técnica, se oferece amplo suporte ao cliente e o que ela pode fazer para modernizar sua empresa. Tudo tem de estar previsto em contrato.

2. Relatórios gerenciais em tempo real

Manter-se bem informado sobre o que acontece em sua empresa vai fazer toda a diferença para a saúde financeira dos negócios.

Ao escolher um software, certifique-se de que ele oferece a possibilidade de acompanhar em tempo real tudo o que se passa, como controle de vendas e despesas, desempenho dos funcionários, quais são os produtos mais vendidos, custos, estoques, enfim, se tudo está sob controle. Com um relatório gerencial rigoroso, você terá as informações necessárias para tomar decisões de forma inteligente e eficaz.

3. Mobilidade

Escolha um software que ofereça também a versão mobile, em que o gestor possa acessar o relatório gerencial e qualquer outro dado que quiser pelo smartphone. Avalie como esse dispositivo pode ser útil para você e sua equipe.

Esse fator tem tudo a ver com uma estratégia de gestão que surgiu recentemente, conhecida como Mobilidade Empresarial. É uma estratégia que tem forte impacto sobre a produtividade e a motivação no trabalho.

4. Ser complexo não significa ser complicado

Ao se deparar com um determinado software pela primeira vez, é comum que o usuário tenha dúvidas. Para que elas sejam resolvidas rapidamente, exija sistemas intuitivos, ágeis. Você tem que estar no comando e se sentir à vontade diante da tela do computador. Quando se fala de tecnologia, a simplicidade vale ouro.

5. Estoque sob controle

A partir de um software adequado, é possível ter um controle eficiente do estoque. O segredo é realizar inventários periódicos, para auxiliar na identificação de erros operacionais e furtos, planejar compras, evitar desperdícios e manter o estoque em dia. Com esses cuidados, fica bem mais fácil garantir que o cliente encontre o produto desejado. Afinal, ninguém quer perder uma venda por falta de estoque.

6. Entrada de nota fiscal eletrônica automática

É possível criar um atalho inteligente entre a nota fiscal Eletrônica de um fornecedor (Danfe) e o controle de contas a pagar. É muito prático e você pode escolher um software que faz tudo, começando com a importação automática da Danfe, registro da entrada de mercadorias e vinculação ao “contas a pagar”.

Além disso, o sistema calcula o custo real dos produtos, considerando inclusive os impostos, fretes e outras despesas. Finalmente, atualiza os preços por meio do Markup desejado. Tudo de bom!

7. Controle Financeiro

Aqui, tudo tem de funcionar perfeitamente. Estamos no coração da empresa. Busque um software que permita o controle financeiro rigoroso de todas as receitas e despesas, contas bancárias e plano de contas, além de gerar o fluxo de caixa e DRE. Sim, você pode delegar ao software todas essas tarefas.

8. Sistema de vendas rápido e intuitivo

Para que o ato da venda seja tranquilo, o sistema deve cumprir todas as exigências fiscais. O mais importante é ser homologado para a emissão de documentos fiscais. Alguns exemplos são:

  • Cupom fiscal eletrônico (SAT)
  • Cupom fiscal (ECF);
  • Nota Fiscal Eletrônica (Nfe);
  • Nota Fiscal Eletrônica Consumidor (NFCe);
  • SPED Fiscal;
  • TEF’s (Transferência Eletrônica de Fundos).

Com este mundo de exigências devemos ficar muito atentos nesta questão. Vale a pena lembrar que um erro no cumprimento dessas exigências pode causar sérios problemas à empresa junto à Receita Municipal, Estadual e Federal. Veja abaixo o mapa fiscal de todo território brasileiro. (Fonte: AFRAC)

Ao mesmo tempo, tudo tem de ser prático e intuitivo, para que as vendas sejam concluídas em poucos cliques. Afinal, sua equipe comercial precisa usar a maior parte do tempo vendendo, e não lidando com minúcias do sistema.

9. Segurança acima de tudo

As informações da sua empresa têm de ser mantidas em total segurança. Certifique-se sobre este aspecto ao escolher o sistema de gestão que irá implantar. Peça orientação técnica confiável sobre a forma mais segura e adequada ao perfil de sua empresa.

Também é de extrema importância o armazenamento de cópias do banco de dados da sua empresa. Uma boa dica é a armazenagem em cloud server, uma modalidade em que os dados são guardados em um sistema online. Assim, eles ficarão protegidos mesmo que aconteça algum problema com os computadores ou o servidor físico local. Você pode alugar espaços virtuais e acessá-los de qualquer lugar.

10. Suporte técnico

É imprescindível que o fornecedor de software ofereça suporte técnico e orientação. O atendimento tem de ser feito por pessoas dispostas e preparadas para tirar qualquer dúvida e apresentar as melhores soluções.

Quem já é cliente Lexos, sabe. Um gerente de contas fica disponível até as 22h, pois sabemos que muitos empresários só conseguem focar em relatórios analíticos após o horário de expediente. Essa é a principal função do gerente de contas: orientar o cliente nas questões analíticas da sua empresa.

Além disso, os clientes contam com uma equipe técnica que se mantém a postos todos os dias da semana, inclusive finais de semana e feriados, já que sua empresa não pode parar.

11. O valor do investimento

Os benefícios de um software de gestão empresarial completo e eficiente certamente superam seus custos. Ao encontrar o modelo ideal, é hora de negociar a forma de pagamento e as linhas de financiamento. Lembre-se: este é um investimento que vai trazer economia, modernizar seus negócios e, principalmente, dará mais liberdade a você.

Estes são os 11 fatores que consideramos mais essenciais na escolha de um software de gestão empresarial. Porém, há vários outros! Se você quiser saber mais sobre como definir o software certo para seu negócio, entre em contato com a Lexos!

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